English Stali jsme se součástí konsorcia Frank Bold
Chcete vědět více? Přečtěte si náš příběh
Kontakt: +420 545 213 975

Co by měla obsahovat metodika pro vkládání smluv do registru?

16. 5. 2017 | Martin Maňák | Registr smluv

I když se zákon o registru smluv skládá pouze z 10 paragrafů, jeho používání v praxi není tak jednoduché, jak by se na první pohled mohlo zdát. U každé smlouvy je nutné zvážit řadu otázek, a proto se vyplatí postup zveřejňování smluv v registru krok po kroku popsat v metodice, jejíž využívání uživatelům pomůže eliminovat chybné postupy. Aby metodika plnila svůj účel, měla by splňovat alespoň následující základní požadavky:

1. Určení osoby odpovědné za kontraktaci smlouvy, resp. za uveřejnění smlouvy v registru smluv

Povinný subjekt by měl v interním předpisu stanovit, které osoby budou provádět kontrolu všech uzavíraných smluv a budou odpovědné za jejich zveřejnění. Tyto osoby budou provádět také výmaz těch informací ze smlouvy, které se v registru smluv nebudou uveřejňovat (např. obchodní tajemství, osobní údaje, utajované informace, atd.).

2. Informování druhé smluvní strany o povinnosti uveřejnění smlouvy v registru smluv

Osoba, která zastupuje obec při uzavírání smlouvy, by měla vždy informovat druhou smluvní stranu o tom, že daná obec je povinným subjektem podle zákona o registru smluv, a že předmětná smlouva bude muset být uveřejněna v registru smluv.

3. Označení údajů, které nepodléhají uveřejnění v registru smluv

Smluvní strany by se měly navzájem informovat o tom, které informace považují za obchodní tajemství nebo osobní údaje, a to již během kontraktačního procesu. Tyto informace se nebudou uveřejňovat v registru smluv (ve smlouvách budou tyto informace smazány). Smazání těchto informací v uveřejňovaných smlouvách by měla odpovědná osoba (viz bod 1).

4. Písemná forma všech smluv

Všechny smlouvy podléhající uveřejnění v registru smluv musí být uzavřené v písemné formě. Tyto smlouvy tedy není možné uzavírat ústně, telefonicky nebo konkludentně (mlčky). Pokud by tyto smlouvy byly uzavírány v jiné než písemné formě, byly by absolutně neplatné.

5. Vytvoření elektronického obrazu smlouvy

V registru smluv se uveřejňuje „elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu“ (§ 5 odst. 1 zákona o registru smluv). Elektronický obraz textového obsahu smlouvy tedy neobsahuje podpisy smluvních stran. Do registru smluv se nahrává smlouva v takové podobě, ve které je možné fulltextově vyhledávat. Fulltextové vyhledávání budou umožňovat smlouvy, které budou psané v souborech typu doc., docx., rtf., txt., odt. či pdf. s textovou vrstvou. Pouhý sken smlouvy bez textové vrstvy či pouhý obrázek (fotografie) smlouvy nebudou postačovat.

6. Popsání procesu zveřejnění a komunikace se správcem registru smluv.

Uveřejnění smlouvy v registru smluv se bude provádět prostřednictvím formuláře, odeslaného datovou zprávou správci registru smluv. Text samotné uveřejňované smlouvy je pak přílohou tohoto formuláře. Vyplnění formuláře a jeho odeslání správci registru smluv bude mít na starosti odpovědná osoba (viz bod 1).

7. Vyhodnocení vztahu smlouvy k dalším zákonům

Prostřednictvím registru smluv lze splnit např.  povinnost  zveřejňování dotací podle zákona 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. 

8. Poskytnutí příkladů řešení běžných situací, vzory často uzavíraných smluv.

Ideálně by předpis měl obsahovat aktuální znění vzorových smluv připravených pro okamžité použití v běžných (nejčastějších) případech. 

Čtěte také: 

Spojte se s námi: 

Přečtěte si, co děláme ohledně registru smluv nejčastěji, nebo si nás rovnou přijeďte poslechnout na konferenci Registr smluv. Vše, co potřebujete vědět před plnou účinností zákona.

 

Řešíte podobnou otázku?

Popište nám, s čím vám můžeme pomoci a my se vám do 2 dnů ozveme s nabídkou našich služeb.

* Pole označená hvězdičkou jsou povinná.

Články k tématu

Partneři