Registr smluv: co s objednávkami po e-mailu nebo telefonu?

18. 4. 2016 Libor Jarmič Registr smluv - školení a právní služby Právo pro veřejnou správu

U mnoha zakázek běžně neexistuje písemná smlouva a vznikají pouhým objednáním po e-mailu nebo telefonicky. Jak postupovat, aby i tyto zakázky byly v souladu se zákonem o registru smluv? 

Objednávka + potvrzení = smlouva

Obchodní smlouvy nemusí vždy tvořit list papíru se dvěma podpisy, někdy stačí dvojice objednávka-potvrzení. V případech, kdy dochází k výměně e-mailů, se v registru smluv zveřejní obsah e-mailu s objednávkou a obsah e-mailu s jejím potvrzením (např. ve formátu .doc). Zveřejněním této dvojice dokumentů dochází ke zveřejnění smlouvy. Pro účely registru smluv půjde o obraz textového obsahu smlouvy.

Aktualizace 7. 6. 2016: Kdy je e-mail písemnou formou právního úkonu?

Aktualizace 27. 7. 2017: § 8 odst. 2 ZRS umožňuje uzavření smlouvy podléhající uveřejnění v registru smluv kromě písemné formy také „jiným způsobem umožňujícím uveřejnění smlouvy prostřednictvím registru smluv.“ Viz: Novela zákona o registru smluv

Datum doručení rozhoduje 

Jestliže je smlouva tvořena dvojicí objednávka-potvrzení, jaké je datum jejího uzavření? Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy přijetí nabídky nabývá účinnosti, tedy když je potvrzení objednávky doručeno adresátovi (objednávajícímu) a ten má možnost se s ním seznámit. V písemné komunikaci to může být den doručení dopisu, v elektronické komunikaci den, kdy do e-mailové schránky objednávajícího dorazí e-mail s potvrzením, že jeho objednávka byla přijata. 

Smluvní strany si mohou sjednat jiné datum vzniku smlouvy (např. den odeslání potvrzení či jiný). Pokud tak neučiní, platí výše uvedené. 

Z telefonických objednávek vytvořte písemnou smlouvu 

U telefonických objednávek je to o něco složitější. Zákon o registru smluv stanoví při uzavírání smluv jako povinnou písemnou formu. Telefonická smlouva pro tyto účely nestačí a bude nutné pro každý případ vyhotovit řádnou písemnou smlouvu a tu zveřejnit v registru ještě před začátkem plnění. Nejrychlejším řešením je vytvořit si vzory obvyklých smluv/objednávek (např. na formuláři, aby vyplnění zabralo co nejméně času) a objednávku i její potvrzení poslat e-mailem nebo datovou schránkou. Elektronická verze (např. .doc nebo strojově čitelné .pdf) navíc umožní rychlé zveřejnění v registru. Samotné zveřejnění by mělo proběhnout řádově během minut, tudíž budete moci z takto uzavřené smlouvy prakticky ihned řádně plnit. 

Čtěte také: 

Spojte se s námi

Pomůžeme vám nastavit systém zveřejňová smluv tak, abyste nemuseli přemýšlet nad každou smlouvou zvlášť. Nabízíme také online nebo telefonickou podporu. Zákonu o registru smluv jsme dodali odbornou expertízu a nyní usnadňujeme veřejné správě jeho používání. Pořádáme řadu školení k registru smluv. Podívejte se, co nabízíme, nebo nás rovnou kontaktujte

Libor Jarmič

Advokátní koncipient

Ozvěte se nám