Case study: Jak Autonapůl digitalizovalo svou HR agendu. Personalistika bez stresu a bez papírů

Jaká byla motivace k digitalizaci HR procesů

Autonapůl se rozhodlo pro digitalizaci HR agendy kvůli potřebě zjednodušení procesů a větší právní jistotě. „Personalistiku jsme řešili přes wordové dokumenty a vše měli v papíru Navíc nejsme dost velká firma na to mít vlastního HRistu, takže sledovat legislativní změny a tvořit smlouvy ručně bylo časově náročné a pro neprávníka často komplikované,“ říká Adéla Tomančáková. Právě jistota vždy aktuálních HR dokumentů a příležitost začít vše řešit výhradně digitálně byly hlavní důvod, proč se rozhodli pro pracovnipravo.online.

Rychlý a přehledný onboarding

Onboarding firmy do systému proběhl podle Adély Tomančákové hladce. Po úvodním online callu s konzultantem byly v systému nastaveny specifické potřeby firmy. Následně si sama do platformy nahrála všechny zaměstnance a vytvořila přestupové dokumenty. 

„Měli jsme se všemi zaměstnanci uzavřené zastaralé pracovní smlouvy, nebyla jsem si moc jistá, jestli je v nich všechno v pořádku, takže jsme s pomocí přechodových dodatků zaměstnance jednoduše převedli kompletně do systému. Je to pro nás teď takový restart - máme jistotu, že od teď je vše v pořádku,” říká Adéla Tomančáková a dodává, že všechno bylo v platformě předpřipravené. “A když se vyskytl problém při administraci, reakce podpory byla okamžitá,“ oceňuje podporu.

Klíčové funkce: Vše je online, v cloudu a podepisuje se elektronicky

Nejvíce oceňovanou funkcí je online správa profilů zaměstnanců pro všechny další úkony, generování dokumentů a elektronické podepisování na dálku.

„Zaměstnanec vyplní dotazník, z něho se vytvoří jeho profil a vygenerují potřebné dokumenty, které se elektronicky podepíšou na dálku. Nemusíme nic řešit papírově,“ vysvětluje Adéla. Díky tomu může firma, která působí v hybridním režimu po celém Česku, snadno nabírat zaměstnance kdykoliv a kdekoliv.

Úspora času i nervů. Řešení pro malé i rostoucí firmy

Platforma pracovnipravo.online přinesla Autonapůl výrazné zjednodušení práce. „Dělám ve firmě řadu různých agend - fakturaci, backoffice i HR. Díky systému nemusím vlastně pracovněprávním předpisům moc rozumět. Sice jsem v červnu od Frank Bold dostala přehledně zpracované, že přišla flexinovela a jaké jsou změny, ale vlastně to není třeba vůbec sledovat. Vím, že naše dokumenty jsou aktuální a splňují zákonné povinnosti. Když bylo něco potřeba v systému něco změnit, dostala jsem k tomu srozumitelný návod,“ říká Adéla Tomančáková.

Úspora času podle ní bude růst ještě dál i s tím, jak se bude případně navyšovat počet zaměstnanců. Autonapůl nepotřebuje složitý HR systém s desítkami funkcí. „Naší velikosti by i nadále stačil Word nebo papír. Chceme však fungovat efektivně. Díky novému řešení ušetříme čas a můžeme se plně soustředit na rozvoj našeho podnikání. Navíc jsme připraveni na budoucí růst.”

Bezpapírová kancelář a archivace. I dokumentů z jiných systémů

Velkým přínosem je i digitální archivace dokumentů na jednom místě v cloudu. „Nemusím mít složky zaměstnanců někde na disku, ani skladovat papíry v banánovkách v kanceláři nebo v úschově. Když přijde kontrola, jednoduše otevřu pracovnipravo.online a všechno tam je. Tohle je obrovská výhoda,“ dodává Adéla Tomančáková. Navíc je možné archivovat v profilech zaměstnanců i jiné dokumenty, které nejsou generované systémem. Lze je na pracovnipravo.online jednoduše nahrát.

Výhled do budoucna

Se spoluprací s Legal System a Frank Bold má firma už delší zkušenosti. Technologii využívá i pro podepisování obchodních smluv. Poohlíží se také po možnosti řešit přes pracovnipravo.online evidenci docházky nebo lékařské prohlídky.

Pracovnipravo.online –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ Pracovní smlouvy na pár kliků a bez papíru. Digitalizujte vaše HR

Ve spolupráci se společností Legal Systems vám přinášíme unikátní řešení vaší HR agendy: pracovnipravo.online vám ušetří čas a už nikdy nebudete muset řešit, co mění nové zákony a předpisy.

Více na pracovnipravo.online

Jak pracovnipravo.online pomůže vaší firmě nebo organizaci?

• Už nemusíte řešit změny v zákonech ani najímat externí právníky. Všechny dokumenty jsou průběžně aktualizované.
• Žádné obecné vzory. Pracovní smlouva počítá s desítkami variant. Navolíte si tu správnou na pár kliků a na míru dané pozici. 
• Všechny dokumenty ve vaší grafice a brandu.

Digitalizované HR, které šetří čas strávený administrativou

• Digitálně podepisujte smlouvy a dohody: na pracovišti i na dálku. Konec zasílání smluv z pobočky na pobočku.
• Integrované elektronické podpisy a ověřování identity včetně BankID.
• Systém za Vás sleduje termíny a další parametry ve vašich smlouvách.
• Možnost napojení na Vaši interní databázi a stávající HR systém.

Zjistěte, jak to funguje?

Obraťte se na nás