Smlouva existuje v pěti verzích a nevíte, která platí? Řešení je překvapivě jednoduché
- 16. 06. 2026
- Články > Digitalizace právní a dokumentové agendy
Podléhá vaše firma ISO certifikaci? Řízená dokumentace je jedním z klíčových nástrojů plnění požadavků ISO norem. Doložitelnost správy dokumentů, která zahrnuje jejich schvalování, revize a seznamování zaměstnanců, je pravidelně předmětem externích certifikačních auditů. A v praxi firem může stát hodně času, nervů i nákladů. Ty je možné ušetřit díky jednoduchému digitálnímu řešení.
Poznáváte tyto situace ve vaší firmě?
Neexistuje elektronická evidence toho, kdo, kdy a s jakou verzí dokumentu se seznámil. Doložení pro ISO audit závisí na papírových archivech.
Revize dokumentů probíhají ad hoc bez systémového řízení. Hrozí promeškání termínu, zjistitelné zpravidla až při přípravě auditu.
Správa verzí dokumentů probíhá offline, kolegové pracují s různými kopiemi, ruční slučování je náchylné k chybám a vede k souběhu neaktuálních verzí.
Schvalovací proces probíhá výhradně e-mailem bez sledování stavu, verzování a auditní stopy schvalování. Hrozí ztráta přehledu o rozpracovaných dokumentech.
Sběr podpisů zaměstnanců potvrzujících seznámení s dokumenty probíhá fyzicky a zabírá neúměrné množství kapacit.
Zaměstnanci musí dokumenty aktivně vyhledávat na serveru. Neexistuje mechanismus pro proaktivní informování o nových nebo aktualizovaných dokumentech.
Změna je snadná
V Legal Tech Frank Bold pracujeme s firmami na digitalizaci a automatizaci interních procesů. Díky technologické platformě, kterou provozujeme společně s Legal Systems, získáte výrazně ulehčený průchod certifikačními audity ISO a dosáhnete snížení celkových nákladů na proces správy dokumentů v řádu desítek procent. Pokud jste doteď fungovali v papírových verzích dokumentů, uspoříte až 70 %.
Jak to bude řešení konkrétně vypadat
- Snadná správa aktuálních verzí směrnic, pokynů a pracovních postupů
- Sledování změn, návrhů a revizí přímo v systému
- Nastavený schvalovací proces, jaký ve firmě potřebujete mít
- Jednoduchý proces seznámení pro zaměstnance
- Snadná zpětnou dohledatelnost všech relevantních předpisů
- Celý průběh zachycený v auditní stopě snadno doložitelné pro ISO audit
Proč vám to bude fungovat
1) Řešení se přizpůsobí vám, ne vy jemu.
- Nedostáváte generický produkt: nejdřív pochopíme váš problém, pak teprve navrhujeme řešení.
- Řešení flexibilně přizpůsobíme konkrétním procesům, jurisdikcím a interním požadavkům.
2) Víte, že se můžete plně spolehnout.
- Systém pro řízenou správu dokumentace stojí na prověřené platformě Legal Systems s garantovanou funkčností.
- Kombinujeme technologické řešení s právní expertízou. Pokud je to potřeba, dostanete obojí na jednom místě.
Ušetřete za audity ISO a správu dokumentů
Ve Frank Bold Advokáti zmapujeme váš stávající stav a zpracujeme pro vás úvodní analýzu vašich procesů s identifikací hlavních potřeb a rizik zdarma. Analýzu dostanete jako samostatný dokument a využijete ji bez ohledu na to, jestli s námi budete pokračovat dál.
- Na základě úvodní analýzy spolu pojmenujeme, co je váš skutečný problém, a navrhneme minimální funkční řešení, které váš hlavní problém vyřeší nejefektivněji.
- Po odsouhlasení připravíme architekturu řešení přesně na míru vašim procesům.
- Systém nasadíme, nakonfigurujeme role, oprávnění a schvalovací workflow, provedeme migraci stávající dokumentace a zaškolíme tým.
