Znáte to? Vyplňujete tabulky, přepisujete údaje a generujete ručně reporty. Smlouva čeká na podpisy a nikdo neví, v jaké je fázi. Dokument existuje v pěti verzích a není jasné, která platí. Platíte za rutinní právní úkony, které se opakují každý měsíc. Vidíte nástroje, které to řeší, ale nevíte kde začít. Máme řešení.
Přijdeme do vaší organizace, zmapujeme, kde ztrácíte čas a peníze na manuální práci s dokumenty a právní agendou – a navrhneme digitální workflow přesně pro vaše procesy. Každý výstup garantuje advokátní kancelář Frank Bold Advokáti. Implementaci vedeme v joint venture s Legal Systems na prověřené technologické platformě, která dnes běží ve stovkách organizací od středních firem po globální korporace z Big 500.
Služba využijí firmy a organizace, které:
- mají opakující se procesy spojené s přípravou, schvalováním nebo archivací dokumentů,
- chtějí snížit čas strávený manuální prací a přepisováním dat mezi systémy,
- potřebují integraci s existujícími systémy (ERP, CRM, HR),
- vyžadují právní jistotu každého výstupu — ne jen funkční software.
Jak postupujeme
1. Analýza procesů
Zmapujeme vaše stávající procesy. Identifikujeme kde vznikají ztráty — přepisování dat, čekání na podpisy, neaktuální šablony, manuální schvalování bez auditní stopy.
2. Návrh řešení
Navrhneme digitální workflow a šablony dokumentů přesně na míru. Vždy s ohledem na vaše IT systémy, legislativní požadavky a reálný způsob práce vašeho týmu. Návrh posuzuje právník, který rozumí obsahu dokumentů — ne jen technik.
3. Implementace
Nasadíme řešení na technologické platformě ověřené ve stovkách organizací. Integrujeme s vašimi stávajícími systémy. Nepřinášíme experiment — přinášíme funkční řešení s historií.
4. Právní revize a garance
Každé řešení projde revizí advokátů Frank Bold Advokáti. Víte, že procesy které nasazujete jsou v souladu s aktuální českou i evropskou legislativou.
5. Předání a průběžná podpora
Předáme vašemu týmu funkční řešení. Při změnách legislativy aktualizujeme šablony a upozorníme vás dřív, než vás změna zaskočí.
Co služba zahrnuje
- Mapování procesů a identifikace příležitostí pro automatizaci
- Tvorba inteligentních šablon a automatická generace dokumentů
- Automatické schvalovací workflow a eskalace
- Uživatelské formuláře pro sběr dat s validacemi a nápovědami
- Integrované elektronické podpisy včetně BankID
- Integrace s vašimi IT systémy (ERP, CRM, HR)
- Právní revize všech řešení — garance souladu s legislativou
- Hlídání lhůt a automatické notifikace
- Auditní stopa a verzování dokumentů
Z naší praxe
Tisíc sponzoringů ročně. Automatizovaně
Farmaceutická společnost zpracovávala přes tisíc sponzoringů zdravotnických pracovníků na kongresech ročně. Celý proces — od vyplnění žádosti v terénu na tabletu přes schválení manažerem po vygenerování a podpis sponzorské smlouvy — probíhal manuálně s více zúčastněnými stranami. Přepisování dat mezi kroky zpomalovalo proces a zvyšovalo riziko chyby.
Po automatizaci se:
- žádost vyplní a podepíše přímo v terénu,
- schvalovací workflow automaticky notifikuje správného manažera,
- smlouva se vygeneruje z dat žádosti bez jediného ručního zásahu,
- a každý případ má kompletní auditní stopu.
HR dokumentace pro desítky entit najednou
Technologická skupina po interní reorganizaci čelila situaci, kdy ruční příprava HR dokumentů ve Wordu přestala stačit. Pokus o automatizaci v ERP systému selhal — systém nebyl pro přípravu dokumentů dostatečně flexibilní.
Po nasazení automatizace se:
- pracovní smlouvy, dodatky a onboardingové dokumenty generují automaticky z interaktivních formulářů,
- data se přenášejí přímo z HR systému bez opisování a elektronické podpisy fungují hromadně pro celou organizaci.
Zjistěte, kde ztrácíte nejvíc
Domluvte si u nás konzultaci. Ukážeme vám, kde vám digitalizace přinese největší úsporu.